Biuro bez papieru

Czy biuro może funkcjonować bez papieru? Możesz oszczędzić firmie małą fortunę. Sprawdź jak odpowiadamy na wszystkie obiekcje związane z elektronicznym dokumentem!

Idea biura bez papieru

Biuro bez papieru powoli zmienia się z mglistej wizji w realną politykę oszczędności kosztów. Szczególnie teraz kiedy działa w połączeniu z obawami o ekologiczne konsekwencje niekończącego się drukowania papierowych dokumentów i formularzy. Jedna na sześć wydrukowanych stron w typowym biurze nie jest nigdy używana – ekwiwalent 1,2 miliona średniej wielkości drzew – jak donosi dostawca drukarek Lexmark. Dodatkowo badanie przeprowadzone przez firmę Capita na temat używania papieru w Wielkiej Brytanii wykazało, że 47% biur przechowuje więcej niż 50% dokumentów w formie papierowej.

Idea biura bez papieru przegrała w latach osiemdziesiątych, dlaczego miałaby wygrać w dzisiejszym świecie? Odpowiedź leży w infrastrukturze informatycznej i telekomunikacyjnej, która została ulepszona od tamtych czasów w sposób nie dający się porównać. Na przykład mimo, iż email istnieje od 20 lat systemy były kiedyś szczątkowe i nie były kompatybilne ze sobą. Dziś internet radzi sobie z tymi problemami. Wysyłanie dokumentów elektronicznych posiada ogromne zalety – może wyeliminować koszty związane z pocztą i zapewnić prawie natychmiastową dostawę dokumentu.

Firmy, które przetrwały krach dotcom'ów obcięły swoje koszty w ogromnych stopniu. Ale nawet i one przeoczyły koszty produkcji dokumentów, które zgodnie z badaniem przeprowadzonym przez Gartnera, są równe od 1 do 3% rocznego przychodu. Firma IDC twierdzi, że jest to nawet więcej niż 5%.

Jeżeli firma lub administracja państwowa zmniejszy znacząco ilość zużywanego papieru, to pojawia się oczywiste oszczędności dzięki zmniejszonemu zapotrzebowaniu na materiały eksploatacyjne do drukarek. Można nawet oszczędzić powierzchnię biurową potrzebną do magazynowania papieru i zmniejszyć koszty energii elektrycznej zmniejszając ilość drukarek użytkowanych przez firmę. Gartner policzył koszty składowania papieru na 500 funtów rocznie za wynajem powierzchni pod jeden regał.

Następne ważne wsparcie dla idei biura bez papieru to archiwizacja dokumentów. Strata wydajności związana z poszukiwaniem starych dokumentów jest ukrytym kosztem. W wielu krajach wprowadza się lub przewiduje wprowadzenie obowiązku składowania wszelkich dokumentów i łatwego wyszukiwania ich w dowolnym momencie dla audytorów, regulatorów i dla potrzeb wewnętrznych. Elektroniczne archiwum będzie więc jedynym opłacalnym rozwiązaniem.

Częstym nieporozumieniem jest argument mówiący o braku bezpieczeństwa dokumentów elektronicznych, które rzekomo łatwo zmodyfikować. Nie jest to prawdą, ponieważ na przykład pliki PDF mogą być tworzone w taki sposób, aby ich otwarcie wymagało podania hasła. Poprzednie podejścia do wprowadzenia dokumentów elektronicznych dla całości firmy przegrały ze względu na słabą wartość wizualną. Można to łatwo poprawić poprzez wprowadzenie oprogramowania, które pozwala wcześniej obejrzeć dokumenty w sposób dużo bardziej przyjazdy dla użytkownika i integruje się z istniejącymi aplikacjami takimi jak Microsoft Outlook.

Na koniec, co się dzieje, gdy partner handlowy lub instytucja proszą o przesłanie wydrukowanego dokumentu lub formularza? Prosta odpowiedź brzmi: dokument można wysłać bez drukowania faksem, a formularz można zeskanować i również wysłać faksem. Biuro bez papieru jest rzeczywistością.

Skanowanie i łączenie dokumentów z wielu źródeł

Jeżeli masz podłączony skaner do komputera możesz zeskanować dokument wielostronicowy, a następnie manipulować nim przy pomocy klienta Zetadocs PDF.

Twój dokument pojawi się w oknie przeglądarki dokumentów Zetadocs. Stąd można go połączyć z innym wcześniej zachowanym dokumentem, aby stworzyć nowy dokument z mieszanki elektronicznych i papierowych źródeł. Możesz też nałożyć papier firmowy lub szablon, aby dokument nabrał formy zgodnej z firmową polityką.

Dodatkową zaletą Zetafax Duo jest oczywiście to, że można później taki dokument wysłać do listy adresów mailowych i faksowych z jednego interfejsu.

Zarządzanie wizerunkiem firmy (Corporate Identity)

Do tej pory używałeś papieru firmowego, który był pod ręką. To samo rozwiązanie jest dostępne w wersji elektronicznej. Możesz zarządzać wizerunkiem i kompletnością dokumentów dzięki proponowanym rozwiązaniom. Każdy dokument i każda strona dokumentu może zostać nałożona na podkład graficzny wraz z logo i danymi firmy tak jak w przypadku standardowego papieru firmowego. Zaletą takiego rozwiązania jest centralizacja wizerunku papieru firmowego oraz jego aktualność. Drugą ciekawą cechą informatycznego zarządzania wizerunkiem jest narzucanie gotowych szablonów i treści dokumentów. I tak np. wysyłając ofertę pracownik zawsze wyśle także warunki zakupu, czas obowiązywania oferty, broszury i promocje. System automatycznie dołączy pozostałe dokumenty.

Łączenie dokumentów z wielu źródeł w jeden

Stworzyłeś w Wordzie ofertę, kolega z biura przygotował cennik w formacie Excel, a dział prawny warunki zakupu towarów w Twojej firmie w formacie PDF. Jak to połączyć? Papierowa wersja tego zdarzenia byłaby prosta. Drukujemy lub kserujemy te dokumenty i układamy w całość. Okazuje się, że dokument elektroniczny jest równie łatwy do manipulacji. Możemy połączyć dokumenty zeskanowane oraz elektroniczne takie jak PDF, XLS, DOC, OpenOffice, a nawet AutoCad i wiele innych w jedną spójną całość i nałożyć firmowe logo na każdą stronę. Wszystko w czytelnym graficznym interfejsie wraz z podglądem. Czy to było kiedykolwiek prostsze?

Manipulacja kolejnością stron

Masz już przygotowany wielostronicowy dokument, ale oferta szczegółowa powinna być przed standardową broszurą. Intuicyjny interfejs umożliwi Ci dowolne manipulowanie kolejnością składowych dokumentów. Można przeklejać strony z poprzednio stworzonych dokumentów, doklejać dokumenty zeskanowane i archiwalne oraz dostosować ich kolejność do potrzeb odbiorcy.

Standardowe załączniki pod ręką

Gdzie jest aktualny cennik? Gdzie podziała się broszura produktu X? Czy specyfikacja techniczna, którą masz na pulpicie to ta najnowsza? Mamy dla Ciebie rozwiązanie, które zaoszczędzi Ci czasu i nerwów, a także wyeliminuje zagrożenie związane z wysyłaniem nieaktualnych dokumentów. W graficznych interfejsie po prawej stronie możesz zajrzeć do folderu związanego z Twoim działem, a następnie wybrać gotowe, najnowsze standardowe załączniki przygotowane przez kolegów i koleżanki z innych działów. Co więcej, możesz wybrać z listy szablon dokumentu, np. oferta, który automatycznie załączy WSZYSTKIE standardowe dokumenty wymagane przez firmę.

Dostępne archiwum dokumentów wysłanych

Negocjacje z klientem przedłużają się. Klient odwołuje się do starej oferty sprzed pół roku, a Ty nie możesz jej znaleźć. Nie musisz dłużej szukać, archiwum tworzone automatycznie przy wysyłaniu dokumentu (faksem lub emailem jako PDF) pozwoli Ci na łatwe odszukanie wcześniej dostarczonej oferty. Archiwum oczywiście może być chronione tak, aby tylko osoby powołane miały do niego dostęp.

Nanoszenie adnotacji i podpisów na obraz dokumentu

Idea dokumentu elektronicznego wielokrotnie poległa i w Twojej firmie z powodu odręcznych podpisów i notatek, które tak łatwo nanosić na papierze. Znaleźliśmy odpowiedź, która zadowoli zarówno amatorów podpisów i pieczątek na dokumentach, jak i zagorzałych zwolenników wszystkiego co elektroniczne. Podczas komponowania dokumentów dajemy teraz możliwość nanoszenia dodatkowych notatek odręcznych, bądź napisów, prostych figur geometrycznych jak linie i prostokąty, a także dołączania grafiki np. z pieczątkami i podpisami. Wreszcie wszystkie dokumenty będą w jednym repozytorium bez potrzeby marnowania papieru. Podpisany graficznie dokument można potem zaszyfrować i wysłać emailem jako PDF lub też wysłać faksem bezpośrednio na biurko odbiorcy.

Automatyzacja rutynowych czynności (oferty, rozliczenia itd.)

W każdym dziale część zadań związanych z korespondencją z kontrahentami jest czysto rutynowa. Pracownicy mogą zaoszczędzić czas wykorzystując szablony dokumentów, na które składają się: papiery firmowe, standardowe załączniki, standardowa treść nagłówka emaila lub faksu. Interfejs posiada po prawej stronie okno, z którego możemy wybrać szablon i kliknąć myszką. Wszystkie składowe szablony zostaną dodane automatycznie.

Tworzenie jednego pliku PDF lub faksu i wysyłanie

Mamy już gotowy zestaw broszur, ofert, cenników i rysunków technicznych. Czas dostarczyć ten zestaw klientowi w formie jednego dokumentu. Wysyłka może się odbywać emailem jako PDF lub też poprzez serwer faksowy. Takie podejście gwarantuje integralność dokumentu, niezmienność wyglądu, łatwość przeglądania przez odbiorcę, a także poprawia wizerunek firmy.

Bezpieczeństwo treści i dostawy dokumentu

Koronny argument przeciw dokumentom elektronicznym to ich rzekomy brak zabezpieczeń. Łamiemy ten stereotyp wykorzystując szyfrowanie i dostarczanie bezpośrednio do odbiorcy. Pliki PDF posiadają cechy umożliwiające blokowanie otwierania, drukowania, kopiowania treści i modyfikacji treści poprzez nadanie hasła i zaszyfrowanie kluczem 40-bitowym lub 128-bitowym. Tak wysłany plik PDF, nawet poprzez mało bezpieczny nośnik jakim jest email, pozostaje twierdzą nie do zdobycia dla osób trzecich. Jeżeli zaś chodzi o faksy to zazwyczaj osoby zainteresowane poufnością mają swoje własne maszyny faksowe lub też wykorzystują automatyczne przekierowanie faksów do komputera odbiorcy dzięki funkcjom serwerów faksowych takich jak Zetafax.