System obiegu dokumentów TriPlus

Wszystkie dokumenty pod pełną kontrolą


System obiegu dokumentów TriPlus jest sprawdzonym narzędziem wspomagającym, zapewniającym bezpieczeństwo procesu przepływu dokumentów oraz ułatwiającym zarządzanie biurem. Jako oprogramowanie wspomagające, document management system (DMS) pełni jednocześnie funkcję biura obsługi klienta oraz systemu pracy grupowej. Dzięki TriPlus DMS można uzyskać pełną kontrolę nad informacjami przesyłanymi przy pomocy faksu, sms, emaili, poczty tradycyjnej oraz systemów księgowych, CRM, ERP itp. TriPlus DMS przygotowaliśmy bazując na doświadczeniach w tworzeniu i wdrażaniu oprogramowania wspomagającego system komunikacji w organizacjach naszych Klientów. TriPlus DMS może być skonfigurowany pod konkretne procesy biznesowe w firmie.

Udało nam się zbudować rozwiązanie usprawniające, przyśpieszające oraz redukujące koszty procesów generowanych przez obieg dokumentów w firmie oraz w relacjach z jej otoczeniem. TriPlus DMS oferuje unikalną skalowalność oraz możliwości integracji i dostosowania do obecnie używanych w przedsiębiorstwie rozwiązań technicznych i oprogramowania. Wraz ze zmianami w organizacji, jej otoczeniu i dostępnych technologiach TriPlus DMS może być wzbogacany o nowe funkcjonalności ułatwiające zarządzanie biurem.

TriPlus DMS może być wyposażony w jeden z najlepszych na świecie serwerów faksowych Zetafax Server. System obsługuje prawie wszystkie popularne serwery pocztowe oraz systemy bazodanowe. Posiada też wbudowany serwer SMTP oraz klienta POP3. TriPlus DMS został stworzony w technologii Microsoft.NET.

Potrzeby


Do prawidłowego funkcjonowania organizacji potrzebna jest sprawna komunikacja wewnętrzna i z otoczeniem rynkowym. Nie mniej ważne jest archiwizowanie dokumentów i prowadzenie bazy danych kontaktów pozwalającej na szybkie znajdowanie informacji. Zmiany w strukturze i organizacji firmy oraz zmiany kadrowe nie powinny wpływać na działanie organizacji. Zarówno dokumenty jak i baza kontaktów muszą pozostawać w takich sytuacjach nienaruszone.

Łatwy dostęp do dokumentów jest kluczem do szybkiej i efektywnej obsługi Klientów. Rozwój firmy wiąże się ze zwiększeniem ilości dokumentów, co zwiększa ryzyko bałaganu. W tym przypadku należy działać prewencyjnie.

Funkcjonujemy w czasach zmniejszających się marż i konieczności obniżania kosztów. Sprawnie działający system obiegu dokumentów wpływa bezpośrednio i pośrednio na bieżące finanse firmy.

Zaspokojenie tych potrzeb zapewnia dobry system obiegu dokumentów:

• TriPlus DMS zapewnia szybki i efektywny obieg dokumentów.

• Nasz system obiegu dokumentów pomaga kontrolować i optymalizować koszty.

• TriPlus DMS pomaga utrzymać porządek i zadbać o łatwą dostępność dokumentów.


Dzięki TriPlus DMS rejestracja dokumentów i ich archiwizacja w repozytorium dokumentów odbywa się sprawnie.

Idea minimalizacji wykorzystania papieru, w myśl której tworzyliśmy TriPlus DMS, przynosi wiele korzyści organizacji i jej otoczeniu. Dzięki zastosowaniu TriPlus DMS:

• Znacznemu skróceniu ulegnie proces obiegu dokumentów, reakcji na zawarte w nich informacje.

• Archiwizacja w repozytorium dokumentów pozwoli na stały dostęp do dokumentów i ich historii.

• Poprawie ulegnie organizacja pracy grupowej. Konkretne dokumenty będą trafiały do właściwych osób. System nie pozwala na jednoczesną pracę na jednym dokumencie dwóch użytkowników w jednym czasie, co gwarantuje brak nieporozumień i zachowuje kolejność czynności w procesie.

• Osoba odpowiedzialna za nadzór nad procesami w firmie będzie mogła na bieżąco monitorować status każdego dokumentu oraz odbierać alerty dotyczące zbliżającego się terminu realizacji kolejnych zadań. W efekcie TriPlus DMS zagwarantuje, że każde zadanie jest realizowane terminowo i we właściwej kolejności.

• Zwiększy się łatwość definiowania procesów, ich opisywania podczas wdrażania oraz w miarę pojawiania się nowych potrzeb w trakcie eksploatacji.

• W porównaniu z serwerami faksowymi czy systemami email pozwalając na śledzenie przez grupy osób lub osoby uprawnione korespondencji wchodzącej i wychodzącej dla danej grupy, bez względu na medium, które ją wygenerowało.

• Nastąpi ograniczenie kosztów dzięki szybkiemu i efektywnemu obiegowi dokumentów. Pracownicy będą mogli skoncentrować się na swoich głównych zadaniach zamiast długo szukać dokumentów. Idąca za tym poprawa obsługi Klientów przyczyni się do zmniejszenia odsetka rezygnacji z powodu powolnej obsługi oraz będzie wpływać pozytywnie na wizerunek firmy.

• Znacznej poprawie ulega komunikacja co powoduje, że przedsiębiorstwo zminimalizuje błędy i opóźnienia, których konsekwencje mogą wiązać się z dodatkowymi kosztami.

• Pojawi się szansa na znaczne zmniejszenie kosztów związanych z opłatami abonamentowymi za linie faksowe, za zakup nowych lub serwisowanie dotychczasowych urządzeń faksowych oraz ograniczenie wydatków na materiały eksploatacyjne (toner, papier). Ten ostatni element pozwala organizacji odpowiedzialnej społecznie przyczyniać się do ochrony środowiska naturalnego.

W celu uzyskania bardziej szczegółowych informacji lub konkretnej propozycji, zapraszamy do kontaktu.