Case Study MPWiK w Warszawie - TriPlus Fax 5.0
19.04.2011
Klient: Miejskie Przedsiębiorstwo Wodociągów i Kanalizacji w m. st. Warszawie Projekt: TriPlus Fax 5.0 Usługi: projekt, wdrożenie, integracja, dokumentacja Technologie/platformy: Microsoft .Net, ms SQL Server 2005, Zetafax Server, TriPlus Fax 5.0
Klient
Miejskie Przedsiębiorstwo Wodociągów i Kanalizacji w m. st. Warszawie S.A. zaopatruje w wodę i odprowadza ścieki na terenie Warszawy i okolic. MPWiK S.A. eksploatuje sieć wodociągową o długości ok. 3 200 km i kanalizacyjną o długości ok. 2 700 km. Wodociągi Układu Centralnego dostarczają do sieci miejskiej ok. 400 tys. m3 na dobę. Przedsiębiorstwo realizuje ogromne zadania inwestycyjne w zakresie poprawy gospodarki wodno-ściekowej miasta.
Potrzeba/ problem/ opis sytuacji
MPWiK jest bardzo dużą i rozproszoną organizacją z wieloma jednostkami terenowymi. To powoduje, że koszty utrzymania infrastruktury faksowej są bardzo duże (abonamenty, materiały eksploatacyjne itd.). MPWiK potrzebowało rozwiązania zapewniającego utrzymanie komunikacji faksowej, ale znacznie ograniczającego koszty. Idealnym wyjściem okazała się decyzja o zainwestowaniu w serwer faksowy.
RozwiÄ…zanie
Indesys zaoferował swoje rozwiązanie jako spełniające wszystkie wymagania postawione przez MPWiK. Dodatkowo zaproponowano ciekawy model dystrybucji dokumentów i ich archiwizacji, co przesądziło o wyborze naszego rozwiązania. Silnikiem obsługującym wysyłkę i odbiór faksów jest Zetafax Server współpracujący z 30 kanałową kartą faksową dla linii PRI. Logikę biznesową, archiwizację oraz dystrybucję dokumentów zapewnia system obiegu dokumentów TriPlus Server w wersji 5.0 z aktywnymi modułami potrzebnymi do obsługi faksowania. System obsługuje funkcjonalności skrzynek współdzielonych, grup faksowych, numerów DDI, hierarchicznego archiwum, a także zaimplementowanego specjalnie dla MPWiK mechanizmu prefiksów wychodzących dla odpowiednich grup. Dzięki temu możliwa jest identyfikacja numerów faksów wychodzących dla globalnego systemu bilingowego w organizacji.
Po wdrożeniu systemu praca newralgicznych działów została wyraźnie usprawniona. Chodzi o działy obsługi klienta i zamówień oraz księgowość i kadry, które generują najwięcej dokumentów wychodzących i przychodzących. System zaimplementowany przez Indesys został zintegrowany z urządzeniami wielofunkcyjnymi (MFP) oraz skanerami biurkowymi, pocztą elektroniczną MS Exchange, strukturami Active Directory i przede wszystkim z systemem telefonii Alcatel w przedsiębiorstwie.
System automatycznie rozpoznaje użytkownika oraz identyfikuje numer, na który jest wysyłana wiadomość, dodając do niego odpowiedni prefiks wychodzący. Wysyłanie i odbieranie faksów odbywa się poprzez klienta poczty email. Każdorazowo po wysyłce faksu system zwraca raport z wysyłki bezpośrednio na skrzynkę emailową osoby wysyłającej faks. Wysyłka może się odbywać również z urządzeń MFP. Dodatkowo wysyłane dokumenty faksowe mogą być archiwizowane przez system w ustalonej hierarchicznej strukturze. Po analizie dokonanej kilka miesięcy po wdrożeniu okazało się, że koszty spadły, ale co ciekawe ilość połączeń faksowych również spadła. Faksy przychodzące nie są drukowane, co zdecydowanie zmniejszyło wydatki na papier. Czas obsługi dokumentu faksowego zmniejszył się o ponad 70%.
Rozwiązanie cały czas jest rozbudowywane, coraz więcej rodzajów dokumentów jest wysyłanych za jego pośrednictwem (faktury, zgłoszenia obsługi klienta, zgłoszenia serwisowe itp.). W najbliższym czasie system faksowy razem z systemem skanowania i drukowania sieciowego zostanie wdrożony w każdej jednostce przedsiębiorstwa.