Case Study First Data Polska - TriPlus 3.6 Advanced

Klient: First Data Polska S.A. Projekt: TriPlus DMS 3.5 Advanced Usługi: projekt, wdrożenie, integracja, dokumentacja Technologie/platformy: Microsoft .Net, ms SQL Server 2008, ZETAFAX Server, TriPlus 3.5

Klient

First Data Polska S.A. jest największym w Polsce agentem rozliczeniowym kart płatniczych, zapewniającym pełną obsługę transakcji dokonywanych przy ich użyciu oraz rozliczenia transakcji kartami dla banków. Firma stworzyła największą w Polsce sieć punktów akceptujących karty płatnicze.

Potrzeba/ problem/ opis sytuacji

Maszyny faksowe w First Data Polska pełniły bardzo ważną funkcję ze względu na specyfikę komunikacji z klientami (większość zgłoszeń dokonywana jest drogą faksową). Zgłoszenia awarii terminali, anulowania transakcji i inne muszą być odpowiednio obsłużone. Za realizację poszczególnych zadań odpowiedzialne są różne działy First Data Polska, co powodowało konieczność kolportowania kopii faksów w firmie. Potrzeba zmiany i usprawnienia systemu uwarunkowana była możliwościami technicznymi klientów, którzy w znacznej liczbie korzystają z faksu oraz specyfiką polegającą na realizacji usług bez przerwy.

First Data Polska szukało więc działającego całodobowo rozwiązania informatycznego usprawniającego przyjmowanie i wysyłanie faksów, ułatwiającego pracę grupową oraz ograniczającego koszty przy jednoczesnej minimalizacji koniecznych zmian dla klientów.

RozwiÄ…zanie

Rozwiązaniem problemu efektywnego oraz oszczędnego wysyłania i przyjmowania faksów okazał się system klasy fax server działający w trybie 24/7, wzbogacony o system pracy grupowej i obiegu dokumentów. First Data Polska postanowiło wybrać Indesys jako dostawcę rozwiązań służących usprawnieniu komunikacji w przedsiębiorstwach opierając swój wybór na atrakcyjności oferty i referencjach dostarczonych przez Indesys. Specjaliści Indesys po uważnym przeanalizowaniu stanu zastanego oraz potrzeb FDP, przedstawili rozwiązanie oparte o sprawdzone rozwiązanie - Zetafax Server - które spełniło rolę silnika do wysyłki i odbioru faksów razem z kartami faksowymi Dialogic. Indesys zaproponował również zaawansowaną aplikację kliencką pozwalającą na pracę grupową podczas obsługi faksów przychodzących i wychodzących, zaawansowane archiwum oraz możliwości komunikacji faksowej za pomocą oprogramowania do poczty elektronicznej – fax2mail, mail2fax.

System pracy grupowej stworzono w oparciu o autorski system obiegu dokumentów TriPlus w wersji 3.5 z zaawansowanymi modułami dodatkowymi. Pozwala on na przekazywanie, opisywanie, zatwierdzanie i opisywanie wiadomości. Jest to najważniejsza funkcjonalność dla centrum obsługi klienta. Dodatkowo dokumenty jakie obsługują poszczególne działy FDP są dokumentami poufnymi, dlatego bardzo ważna jest kontrola dostępu do danych w nich zawartych. Zaproponowany system spełnia te wymagania. Dokumenty dostępne są w ramach grupy, nie ma możliwości nieautoryzowanego dostępu do nich.

System spełnia wymagania wysokiej dostępności. Stworzone zostało środowisko zapasowe i wdrożone zostały mechanizmy umożliwiające przełączanie między jednym a drugim środowiskiem dla utrzymania dostępności.

Ważnym elementem rozwiązania jest możliwość monitorowania jego działania. W przypadku awarii któregokolwiek z komponentów systemu, następuje automatyczne wygenerowanie komunikatów email i SMS dla administratorów, którzy decydują o przełączeniu na ośrodek zapasowy.

Dodatkowo dzięki bardzo prostemu interfejsowi integracji, jakim jest protokół SMTP, przewidywana jest integracja z innymi systemami generującymi dokumenty faksowe.

Docelowo wszystkie urządzenia faksowe zostaną wycofane z FDP na rzecz użycia serwera faksowego wdrożonego przez Indesys.

System jest cały czas rozwijany i rozbudowywany. Dziś używa go 200 pracowników First Data Polska, z czego około 50 korzysta z zaawansowanego klienta pracy grupowej. Wolumen faksów to ponad 40 000 faksów odbieranych i 25 000 faksów wysyłanych miesięcznie.